Verein der Kleingärtner Ulm e.V.
Vereinsordnung zur Erhebung, Verarbeitung, Verwendung und Weitergabe von Mitgliederdaten
§ 1 Grundlage der Datenerhebung
Im Folgenden werden aus Vereinfachungsgründen auch Bezirksverbände als „Verein“ bezeichnet, da auch diese als eingetragene Vereine geführt werden.
Sofern Bezeichnungen aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung nur in der männlichen Form verwendet werden, sind damit selbstverständlich stets alle Menschen gleich welchen Geschlechts gemeint.
Der Verein der Kleingärtner Ulm e.V. erhebt, verwaltet und speichert Daten seiner Mitglieder und Pächter ausschließlich zu vereins- und organisationsinternen Zwecken.
Sie sind erforderlich für die Verwaltung des Mitgliederbestandes (§ 3 und § 4), zur Rechnungsstellung (§ 3 und § 4), zur Sicherstellung von Versicherungsleistungen (§ 5) sowie für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins (§ 7).
Aufgrund Artikel 6 (1) b der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des freiwilligen Abschlusses des Mitgliedschaftsverhältnisses durch das Mitglied sieht sich der Verein berechtigt, zur Erfüllung der gegenseitigen aus dem Rechtsverhältnis der Mitgliedschaft erwachsenden Verpflichtungen über die in § 3 aufgezählten Daten zweckgebunden verfügen zu dürfen.
Auskünfte an Dritte werden ausschließlich im Rahmen einer gesetzlichen Verpflichtung erteilt.
Vor dem Inkrafttreten der DSGVO und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes am 25. Mai 2018 erhobene Daten der bisherigen Mitglieder werden ebenso behandelt wie die nach diesem Datum erhobenen Daten von Neumitgliedern.
Eine gesonderte Information der Altmitglieder über deren Daten erfolgt nicht, das Auskunftsrecht gemäß § 11 kann jedoch wahrgenommen werden. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter der Beachtung der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und der DSGVO sowie nach Maßgabe der Vereinssatzung und etwaiger Vereinsordnungen. Die Daten werden auch über die Dauer der Mitgliedschaft im Verein hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Datenaufbewahrungsfristen gespeichert.
§ 2 Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe der Mitglieder-/Pächterdaten erfolgt lediglich bei Bedarf innerhalb der dem Landesverband der Gartenfreunde Baden-Württemberg e.V. angeschlossenen Organisationen (Bezirksverbände, regionale Vereinszusammenschlüsse) sowie an den Landesverband selbst und den Bundesverband Deutscher Gartenfreunde e.V. (BDG) (§ 6) sowie an die Versicherungspartner des Landesverbandes (§ 5) und den die Mitgliederzeitschrift „Haus und Garten“ herausgebenden Vertragspartner des Landesverbandes der Gartenfreunde Baden-Württemberg e.V.
§ 3 Erhobene Daten von Mitgliedern und Pächtern
Folgende Daten werden von den Mitgliedern bzw. Pächtern erhoben, verarbeitet, gespeichert und ggf. weitergegeben, der entsprechende Zweck ist angefügt:
| (1) | Vor- und Zuname | Kommunikation, Mitgliedsausweis, Versicherungen (§ 5), Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Veröffentlichung von Jubilaren in der Presse) |
| (2) | Titel | Kommunikation, Mitgliedsausweis, Versicherungen (§ 5), Öffentlichkeitsarbeit |
| (3) | Postanschrift | Kommunikation, Versicherungen (§ 5), |
| (4) | Telefon/Handy- & ggf. Faxnummer* | Kommunikation |
| (5) | e-mail-Adresse | Kommunikation |
| (6) | Bankverbindung | Finanzielle Transaktionen (u.a. Mitgliedsbeitrag, Pacht, Umlagen, Wasserkosten der Gartenparzellen, Versicherungskosten) |
| (7) | Geburtstag | Feststellung der Geschäftsfähigkeit, Glückwünsche zum Geburtstag, Ehrungen, Öffentlichkeitsarbeit |
| (8) | Dauer der Vereinsmitgliedschaft | Ehrungen, Öffentlichkeitsarbeit |
| (9) | Berufliche Tätigkeit* | Zum gezielten Einsatz von Mitgliedern bei tätigen Arbeiten für den Verein |
| (10) | Parzellennummer bei Pächtern | Kommunikation, Versicherungen (§ 5) |
| (11) | Versicherungssumme der Laube (FED) / Anschrift des versicherten Objektes (HHV) | Versicherungen (§ 5) |
| (12) | Abbildungen, auf denen die betreffende Person identifizierbar ist* | Öffentlichkeitsarbeit, Ehrungen |
| (13) | Funktion im Verein | Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit, Ehrungen, Vertretung des Vereins bei rechtlichen Angelegenheiten (Vorstandsmitglieder) |
*: Die Zustimmung zur Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und ggf. Weitergabe dieser Daten kann widerrufen werden. Dabei leitet sich die Zulässigkeit des zweckgebundenen Umgangs mit den Daten Nr. (1), (3) – (7) bei allen Mitgliedern, (10) und (11) bei Pächtern mit FED-Versicherung sowie (11) bei Mitgliedern mit HHV-Versicherung aus der Erfüllung in § 1 genannten Bedingungen ab.
Der Weitergabe folgender für die interne Verwaltung des Vereins unabdingbarer Daten über den Verein hinaus kann das Mitglied widersprechen:
(7) Geburtsdatum/erreichtes Lebensalter
(8) Dauer der Vereinsmitgliedschaft
(13) Funktion im Verein (gilt nicht für Vorstandsmitglieder, diese müssen in der Organisation mit namentlicher Nennung weitergegeben werden!)
Die Zustimmung zur Erhebung, Verwaltung, Speicherung und Weitergabe innerhalb der Organisation folgender Daten ist hingegen freiwillig:
(9) Berufliche Tätigkeit
(12) Abbildungen, auf denen die betreffende Person identifizierbar ist
§ 4 Daten erhebende, verarbeitende, verwendende und weitergebende
Funktionsträger im Verein
1. Folgende Personen erheben und verwalten Daten, verwenden diese und geben sie weiter, der entsprechende Zweck und die Art der Daten ist angefügt:
| 1. Vorsitzender | Kommunikation (Einladung zu Versammlungen, Abmahnungen, etc.) | (1) bis (13) |
| 2. Vorsitzender | Kommunikation (Einladung zu Versammlungen, Abmahnungen, etc.) | (1) bis (13) |
| Kassier/Schatzmeister | Finanzielle Transaktionen, Versicherungen (§ 5), Kommunikation (z.B. Mahnungen) | (1) bis (13) |
| Schriftführer | Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit | (1) bis (13) |
| Versicherungs-beauftragter* | Sicherstellung von Versicherungsleistungen | (1) bis (5), (7) bis (13) |
*: Falls die Versicherungen nicht von einem Vorstandsmitglied verwaltet werden.
2. Folgende Personen haben keinen Zugriff auf Daten, erhalten jedoch von den unter Nr. 1 genannten Personen ausschließlich bei Bedarf für Kommunikations- und Organisationszwecke die in § 3 genannten Daten Nr. (1) bis (5) und (10) und verwenden diese, der entsprechende Zweck ist angefügt:
| Gebietsvorstände | Kommunikation, Organisation Gemeinschaftsarbeit, Information der Pächter | (1) bis (5), (9) und (10), (13) |
3. Gruppenleiter (Frauen, Jugend, etc.), haben keinen Zugang zu Daten, die Kommunikation innerhalb dieser Gruppen erfolgt über den Vorstand.
Dieser kann den jeweiligen Leitern jedoch für Informations-E-Mails innerhalb der Gruppen Vorlagen mit einer nicht sichtbaren Adressatenliste (BCc) zur Verfügung stellen.
4. Fachberater und Pressewart haben keinen Zugang zu Daten und erhalten ausschließlich die für die Ausübung ihrer Tätigkeit ausübenden Daten von den unter Nr. 1 genannten Personen.
§ 5 Datenweitergabe im Zusammenhang mit Versicherungen
1. Versicherungen für Mitglieder
Über mit Versicherungsanbietern abgeschlossene Rahmenverträge des Landesverbandes der Gartenfreunde Baden-Württemberg e.V. haben die Mitglieder des Vereins die Möglichkeit, Immobilien und Lauben zu versichern. Zur Sicherstellung dieser Versicherungsleistungen können dem Landesverband und dem Versicherungsanbieter folgende Daten der Mitglieder weitergegeben werden:
(1) bis (7) sowie (10) und (11)
Bei unpersönlichem Versicherungsschutz z.B. anlässlich bei der Gemeinschaftsarbeit oder sonstigen tätigen Arbeiten für den Verein wird lediglich die Zahl der Tätigen dem Versicherungsanbieter gemeldet.
2. Versicherungen für Funktionsträger
Funktionsträger haben die Möglichkeit, für ihre Tätigkeit ebenfalls über Rahmenverträge Versicherungsschutz in Anspruch zu nehmen. Für diesen Zweck können folgende Daten von den Versicherten an den Versicherungsanbieter weitergegeben werden: (1) bis (5) sowie (13)
3. Versicherungen für den Verein
Hierfür können folgende Daten von den den Verein juristisch vertretenden Funktionsträgern an den Versicherungsanbieter weitergeleitet werden: (1) bis (5) sowie (13)
§ 6 Weitergabe von Daten innerhalb der Organisation
Eine Weitergabe der Mitglieder-/Pächterdaten an Bezirks- und Landesverband, in Ausnahmefällen auch an den Bundesverband Deutscher Gartenfreunde (BDG) e.V. erfolgt
1. zum Zweck der Organisationsverwaltung.
Dafür werden folgende Daten übermittelt: (1) bis (5), (12) und (13)
2. für Ehrungen und Öffentlichkeitsarbeit: (1) bis (5), (7) und (8) sowie (12) und (13)
3. zur Sicherstellung von Versicherungsleistungen: (1) bis (7) sowie (10) und (11).
§ 7 Datenweitergabe an Dritte für Vereinszwecke
Eine Weitergabe der Mitglieder-/Pächterdaten an Dritte erfolgt
1. zum Zweck der Kommunikation innerhalb des Vereins und der Organisation durch die Mitgliederzeitschrift
„Haus und Garten“. Hierfür werden zur Zustellung der Mitgliederzeitschrift an den diese herausgebenden Vertragspartner des Landesverbandes der Gartenfreunde Baden-Württemberg e.V. folgende Daten übermittelt:
● Bei Einzelbezug Nr. (1) bis (3) jedes Mitgliedes
● Bei Sammelbezug (Zustellung durch vereinsinternen Austräger) Nr. (1) bis (3) des Austrägers oder eines anderen Funktionsträgers, falls die Lieferung nicht an die Adresse des Vereinsheimes erfolgt.
2. zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins (Homepage, Lokalpresse, etc.)
Sofern der Verein nicht über eine vereinseigene Postanschrift bzw. e-mail-Adresse verfügt, werden für die Kontaktaufnahme mit dem Verein die Daten (1) bis (5) sowie (12) und (13) des 1. Vorsitzenden und ggf. weiterer Vorstandsmitglieder eingestellt in die
● eigene Homepage des Vereins,
● in die Homepage der bürgerlichen Gemeinde, in der der Verein seinen Sitz hat,
● im Amtsblatt der bürgerlichen Gemeinde, in der der Verein seinen Sitz hat,
● sowie in anderen Veröffentlichungen, deren Ziel die Information Dritter im Interesse des Vereins ist und die zur Mitgliedergewinnung beitragen können.
2. Für die Veröffentlichung von Vereinsaktivitäten, Ehrungen und Jubilaren in der Homepage des Vereins, der Presseorgane der bürgerlichen Gemeinde, in der der Verein seinen Sitz hat sowie der Presseorgane des Bezirks- und Landesverbandes sowie des Bundesverbandes Deutscher Gartenfreunde e.V. (BDG).
Hierfür können nach vorheriger schriftlicher Zustimmung von allen Mitgliedern folgende Daten übermittelt werden: (1), (2), (7), (8) sowie (12) und (13).
§ 8 Dauer der Datenspeicherung
1. Die Daten (1) bis (11) werden ab Austritt des Mitglieds gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht für Unterlagen (Stand 2018 10 Jahre) aufbewahrt und dann gelöscht.
2. Für das Vereinsarchiv werden von Funktionsträgern, Jubilaren und sonstigen verdienten Mitgliedern folgende Daten bis zur Auflösung des Vereins aufbewahrt: (1) bis (3), (7), (8), (12) und (13).
Wird das Vereinsarchiv nach Auflösung des Vereins an eine nachfolgende oder übergeordnete Organisation oder zum Zweck der Archivierung an die bürgerliche Gemeinde weitergegeben, werden die genannten Daten von diesen übernommen. Anderenfalls wird der gesamte Datenbestand des Vereins nach Vollzug der Liquidation gelöscht.
§ 9 Umgang mit den gespeicherten Daten
1. Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Herausgabe der Mitgliederdaten darf nur durch die in § 4 Nr. 1 genannten Personen und gemäß ihrer dort aufgeführten Befugnisse erfolgen.
2. Dabei werden handelsübliche Programme wie das Office-Paket der Fa. Microsoft verwendet.
Falls zur Datenverarbeitung Rechner mit Internet-Anschluss verwendet werden, sind diese mit handelsüblichen und sich selbständig aktualisierenden Virenschutzprogrammen (keine Freeware-Programme) fortlaufend zu schützen. Dieser Schutz ist zu dokumentieren, z.B. durch eine Kopie des Kassenausdrucks beim Kauf des Programms.
Vom gesamten Datenbestand sind regelmäßig Sicherungskopien z.B. auf einem Speicherstick vorzunehmen. Für diesen gelten Nr. 3 bis Nr. 5 entsprechend.
3. Die Speicherung von Daten darf nur auf einem vereinseigenen Rechner mit Zugangskontrolle (Passwort) oder sonstigen vereinseigenen Datenträgern erfolgen. Alle Dateien auf Datenträgern sind mit geeigneten Passwörtern vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Veränderung zu schützen.
4. Datenverarbeitungsgeräte sowie Datenträger sind bei Verwendung vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen sowie nach Gebrauch in einem abschließbaren Zimmer oder Möbelstück zu verwahren. Dies gilt entsprechend für herkömmliche Akten (Papierausdrucke, Ordner).
5. Die Löschung von Daten auf dem Rechner und Datenträgern erfolgt zunächst durch Überschreiben mit der aktualisierten Datei, bei Außerbetriebnahme von Rechner (Festplatte) oder Datenträgern wird deren Lesbarkeit durch entsprechende mechanische Maßnahmen unmöglich gemacht. Papierausdrucke werden mittels Reißwolf vernichtet, dabei werden Geräte mindestens der Sicherheitsstufe 3 (vertrauliches Material) verwendet.
§ 10 Verantwortliche für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
1. Der Umgang mit den Mitgliederdaten Daten im Verein erfolgt unter der Beachtung der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung sowie nach Maßgabe der Vereinssatzung und etwaiger Vereinsordnungen.
2. Jeder in dieser Vereinsordnung genannte Erfasser, Verarbeiter, Verwender sowie Weiterleiter von Daten hat diese Vorgaben unbedingt einzuhalten und trägt die Verantwortung bei Verstößen dagegen.
3. Werden Daten an Dritte weitergegeben, tragen diese mit dem Zugang der Daten die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für den Umgang mit den übermittelten Daten.
4. Die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung sowie des Datenschutzgesetzes in ihrer jeweils aktuellen Fassung tragen die laut Satzung den Verein juristisch vertretenden Personen, also der Vereinsvorstand.
§ 11 Rechte der Vereinsmitglieder
1. Jedes Vereinsmitglied hat das Recht, von den in § 4 Nr. 1 genannten Personen Auskunft über die vom Verein über das betreffende Mitglied gespeicherten Daten zu verlangen. Diese Auskunft ist nach Möglichkeit zeitnah, umfassend und in einer für das Mitglied verständlichen Form zu erteilen.
2. Jedes Vereinsmitglied kann die nach Möglichkeit unverzügliche Berichtigung über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, wenn diese unrichtig sind. Dem Mitglied ist nach der vollzogenen Änderung der berichtigte Datensatz mitzuteilen.
3. Jedes Vereinsmitglied kann die Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt. Die Sperrung betrifft ausschließlich nur die nicht verifizierbaren Daten und das Mitglied hat die Pflicht, alles ihm Mögliche zur Aufklärung des strittigen Sachverhaltes zu leisten.
4. Jedes Vereinsmitglied hat die Möglichkeit, bei den in § 3 genannten Daten Nr. (8) und (13) der Weitergabe über den Verein hinaus zu widersprechen. Dieser Widerspruch gilt erst nach Eingang bei einem der in § 4 Nr. 1 und 2 genannten Personen, vorher erfolgte Weitergaben und ihre Folgen bleiben davon unberührt.
5. Generell widersprechen kann jedes Vereinsmitglied der Erfassung, Verarbeitung und Speicherung der Daten nach § 3 Nr. (2), (9) und (12). Dieser Widerspruch gilt erst nach Eingang bei einem der in § 4 Nr. 1 genannten Personen, vorher erfolgte Weitergaben und ihre Folgen bleiben davon unberührt.
6. Jedes Vereinsmitglied kann die nach Möglichkeit unverzügliche Löschung derjenigen zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, wenn die Speicherung unzulässig war. Dieser Widerspruch gilt erst nach Eingang bei einem der in § 4 Nr. 1 genannten Personen, vorher erfolgte Weitergaben und ihre Folgen bleiben davon unberührt.
Dem Mitglied ist nach der vollzogenen Löschung der berichtigte Datensatz mitzuteilen.
§ 12 Pflicht der Mitglieder zur Meldung von Änderungen
Jedes Vereinsmitglied hat die Pflicht, den in § 4 Nr. 1 genannten Personen Änderungen an den unter § 3 Nr. (1) bis (6) sowie ggf. (9), (10), (11) und (12) genannten Daten unverzüglich zu nennen. Für Nachteile, die dem Mitglied dadurch entstehen, dass es dieser Pflicht nicht nachkommt, ist der Verein nicht verantwortlich, sondern sie sind dem Mitglied anzulasten. Entstehen durch Missachtung von § 11 dem Verein z.B. durch Mehraufwand oder anderen Gründen finanzielle Nachteile, so sind diese ebenfalls von dem Mitglied zu tragen.
§ 13 Inkrafttreten dieser Vereinsordnung
1. Diese Vereinsordnung begründet sich auf § 13 Abs. 1 der Satzung des Bezirksverband der Gartenfreunde Ulm-Stadt e.V. vom 16.07.2018
#Hinweis: Siehe § 39 der Mustersatzung für Kleingartenvereine – § 35 der Mustersatzung für Siedler- und Eigenheimervereine – § 38 der Mustersatzung für Bezirksverbände#
2. Diese Vereinsordnung zur Erhebung, Verarbeitung, Verwendung und Weitergabe von Mitgliederdaten ist aufgrund der DSGVO sowie des neuen Datenschutzgesetzes unbedingt erforderlich. Sie wurde in der Ausschusssitzung am 16.07.2018 in Ulm vorgestellt und mit 10 Stimmen gegen 0 Stimmen und 0 Stimmenthaltungen angenommen.
2. Sie tritt mit der Annahme durch die Mitgliederversammlung in Kraft.
3. Der Vorstand wird ermächtigt, alleine Änderungen dieser Vereinsordnung zu beschließen, soweit dies die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen zur Sicherstellung der weiteren Anwendbarkeit dieser Vereinsordnung verlangen.
4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinsordnung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Vereinsordnung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der ursprünglichen Zielsetzung am nächsten kommen. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Vereinsordnung als lückenhaft erweist.
Sollte im Wege der rechtlich zulässigen Auslegung oder Ergänzung einer fehlenden, unwirksamen oder unzulässigen Bestimmung keine Regelung möglich sein, gilt die gesetzliche Regelung, wobei jedoch die anderen, gesetzlich zulässigen Regelungen dieser Vereinsordnung hiervon ausdrücklich unberührt bleiben sollen.
Ulm, den 16.07.2018
Unterschriften: 1. Vorsitzender 2. Vorsitzender Schatzmeister Schriftführer
Namen: Gerhard Schilling Berthold Sauter Dieter Wölfle Alfried Kiener